Phạm vi công việc chung của Dịch vụ Quản lý Vận hành Tòa nhà được xây dựng trên các yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp và có thể được thảo luận để bổ sung thay đổi.

PHẠM VI VẬN HÀNH

• Đảm bảo vận hành ổn định, liên tục, an toàn, tiết kiệm, bảo vệ môi trường, tuân thủ theo các quy định, quy chuẩn, pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Xây dựng quy trình, biểu mẫu, tài liệu phục vụ công tác quản lý vận hành cũng như đưa ra các tiêu chuẩn áp dụng, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp dịch vụ.
• Đóng vai trò là đầu mối giao dịch của khách hàng, khách đến liên hệ công tác, các nhà thầu cũng như với các cơ quan chức năng.
• Đảm bảo mọi hoạt động của toà nhà luôn được diễn ra bình thường (quản lý nhân sự, quản lý tài chính, hợp đồng, theo dõi hàng hoá/vật tư tồn kho phục vụ công tác quản lý vận hành…)
• Quản lý tất cả các dịch vụ tiện ích của tòa nhà: an ninh, vệ sinh, diệt côn trùng, chăm sóc cảnh quan, thu gom rác thải, bảo hành bảo trì kỹ thuật, xét nghiệm nước, đánh giá môi trường… đảm bảo các dịch vụ cung cấp đúng đủ theo hợp đồng cam kết, đúng quy định theo pháp luật hiện hành, đảm bảo an toàn, bảovệ môi trường.
• Quản lý công tác PCCC trong tòa nhà, liên hệ với công an PCCC tổ chức tập huấn theo quy định, chịu trách nhiệm về an toàn PCCC theo khu vực quản lý.
• Lập kế hoạch hoạt động cho nhiệm vụ theo năm, quí, tháng, trình Chủ ĐầuTư phê duyệt
• Lập kế hoạch chị phí theo năm, quí, tháng trình Chủ Đầu Tư phê duyệt và báo cáo hàng tháng, quí, hàng năm về ngân sách, kết quả vận hành, tài sản, khách hàng.
• Soạn thảo và theo dõi việc thực hiện các nội quy của toà nhà phù hợp với chính sách quản lý chung và điều kiện thực tế tại từng thời điểm và sửa đổi nếu cần.
• Hỗ trợ Chủ Đầu Tư trong việc lựa chọn và phối hợp quản lý các nhà thầu để thực hiện các phần việc liên quan (nếu có)
• Kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa đối với các sự cố kỹ thuật nhỏ của tòa nhà.

Lập các báo cáo:

• Báo cáo tuần về tình hình chung trong tuần, kế hoạch cho tuần tới và kiến nghị, giải pháp nếu có.
• Báo cáo tháng về Kế hoạch & Thực tế, Các hoạt động tiêu biểu trong tháng; Tóm tắt các sự cố lớn; Tổng hợp sự cố mất điện; Tiêu thụ nhiên liệu chạy máy phát điện; Tiêu thụ điện năng; Trợ giúp & Khiếu nại; Đề xuất & Kiến nghị; Dự kiến các hoạt động lớn tháng tới.
• Báo cáo đột xuất được lập trong trường hợp có yêu cầu

           Quản lý rủi ro:

Việc quản lý rủi ro và cứu nạn khẩn cấp sẽ được các bộ phận thuộc BQL phối hợp cùng các cấp chính quyền, các nhà thầu, Chủ Đầu Tư, nhân viên thực hiện.

• Quản lý và ngăn ngừa rủi ro cháy nổ.
• Quản lý và ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng điện
• Quản lý và ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng thang máy
• Quản lý và ngăn ngừa rủi ro liên quan đến sự cố mất điện lưới
• Quản lý và ngăn ngừa rủi ro phòng ngừa ô nhiễm môi trường ( nước, xả thải…)

VẬN HÀNH HỆ THỐNG KỸ THUẬT

•  Đảm bảo đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn để vận hành và sửa chữa nhỏ cho khu vực công cộng 24/7 các ngày trong tuần.
•  Mua sắm và kiểm soát phụ tùng và công cụ phục vụ cho bảo dưỡng tòa nhà.
•  Ghi chép đầy đủ nhật ký bảo dưỡng cho tất cả các trang thiết bị
•  Kiểm tra, bảo quản cấu trúc cũng như hiện trạng để đảm bảo vận hànhtốt.
•  Giám sát tình trạng chung của tòa nhà, thu thập chào giá cạnh tranh và chào thầu cho các dịch vụ sửa chữa/bảo trì chuyên sâu và chuẩn bị thay thế các vật dụng, thiết bị hỏng không sử dụng được.
•  Đề xuất mua sắm hoặc thuê máy móc, trang thiết bị cần thiết cho quản lý và bảo quản tòa nhà.

Thực hiện vận hành, các thiết bị và hệ thống kỹ thuật theo quy trình quản lý, bao gồm:

1. - Hệ thống điều hòa không khí
2. - Hệ thống thông gió
3. - Hệ thống thiết bị điện chính
4. - Hệ thống chiếu sáng và thiết bị điện
5. - Hệ thống bơm cấp & thoát nước , xử lý nước thải
6. - Hệ thống camera an ninh, loa báo khẩn cấp, BMS
7. - Hệ thống thang máy, thang cuốn
8. - Hê thống PCCC và thiết bị báo cháy
9. - Hệ thống chống sét
10. - Hệ thống mạng cáp và truyền hình
11. - Các thiết bị hệ thống khác

BẢO TRÌ VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG

Đánh giá hiện trạng

• Quản lý/giám sát việc đánh giá hiện trạng “phần cứng” (kết cấu, nội-ngoại thất, thiết bị rời & gắn tường)
• Lập kế hoạch bảo trì theo đặc điểm hệ thống tòa nhà.

Quản lý hoạt động vận hành và bảo trì

• Quản lý/giám sát việc tiếp nhận, lắp đặt, vận hành, sửa chữa hệ thống tòa nhà, kế cấu, nội-ngoại thất, thiết bị rời & gắn tường
• Bảo đảm đội ngũ kỹ thuật tiến hành đánh giá thiết bị hàng năm. Đánh giá sự hoàn thiện các hạng mục bảo trì theo danh sách đã lập
• Đánh giá phạm vi công việc/chi phí các hợp đồng bảo trì hiện có; đánh giá năng lực nhà thầu bảo trì; Đưa ra đề xuất chỉnh sửa phạm vi công việc/đàm phán điều khoản hợp đồng bảo trì nếu cần
• Đưa ra chính sách & quy trình sử dụng & bảo trì dựa trên phân tích vòng đời thiết bị

Yêu cầu

• Tối ưu hóa hoạt động bảo trì, xác định lại các đầu mục công việc bảo trì có thể tự thực hiện hoặc thuê ngoài
• Đưa ra chính sách, quy trình bảo trì định kỳ
• Đánh giá vòng đời sử dụng thiết bị
• Lập chương trình bảo trì phòng ngừa cho cả năm

   QUẢN LÝ RỦI RO

       Quản lý rủi ro

• Lập kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch và quy trình xử lý trường hợp khẩn cấp, bao gồm trường hợp các hệ thống chính ngừng hoạt động, bất thường thờitiết, ngập nước, rò rỉ hóa chất, PCCC.
• Tiến hành “chạy thử” để kiểm tra khả năng xử lý của các kế hoạch phòng chống rủi ro
• Đánh giá quy trình & khả năng xử lý tình huống của bộ phận an ninh
• Cập nhật sổ tay BQL với các thông tin liên lạc & cách xử lý trong trường hợp khẩn cấp
• Tính tới các yêu cầu đặc thù về quản lý rủi ro của khách hàng (dữ liệu, tài liệu…)
• Lên kế hoạch thông báo kịp thời tới Khách Hàng các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động bình thường (mưa bão, gió lốc, chập cháy…)

     Yêu cầu

• Thiết lập đầu mối thông báo sự cố & đường dây nóng thông báo sự cố24/24
• Cập nhật quy trình phòng chống rủi ro hàng quý

   QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

•  Thiết lập quy trình làm việc chuẩn và quy trình làm việc liên quan đến kế toán thu chi, thu phí dịch vụ, phí tiện ích trong Tòa nhà…
•  Tổ chức thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định (nếu được ủy quyền) và khai thác các dịch vụ tại nhà chung cư để tăng thêm doanh thu nộp cho đảm bảo thu đúng, thu đủ và nguồn thu đủ bù chi phí;
•  Cam kết bằng tất cả kinh nghiệm, sự thận trọng và chuyên cần của mình, tư vấn và hỗ trợ Chủ đầu tư trong việc đưa ra và/hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý chi phí vận hành chung cư một cách đúng đắn và mang tính chuyên nghiệp, tạo môi trường văn minh, thoải mái, hài hòa và an toàn cho người sử dụng
•  Chịu trách nhiệm giải trình về các khoản chi phí quản lý vận hành tòa nhà và các khoản chi khác với Chủ đầu tư.
•  Cam kết thực hiện các nghĩa vụ khác và các nghĩa vụ phát sinh do hai bên thỏa thuận

QUẢN LÝ GIÁM SÁT NHÀ THẦU

QUẢN LÝ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

• Phục vụ chu đáo, đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng trong dịch vụ
• Phối hợp tổ chức các sự kiện cho khách hàng/cư dân hoặc hỗ trợ khách thuê tổ chức các sự kiện nội bộ
• Tiến hành lấy ý kiến đánh giá của khách hàng/cư dân hàng 6 tháng, tổng hợp ýkiến nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Đưa ra các ý tưởng nâng cao hình ảnh của Tòa nhà nhằm thu hút khách thuê ( khu vực chung)
• Cải thiện dịch vụ để giữ chân khách hàng qua các ứng dụng cao cấp
• Thực hiện kênh trao đổi trực tiếp với khách hàng hàng ngày để tiếp nhận các ý kiến phản ánh dịch vụ của khách thuê
• Phối hợp tổ chức các chương trình marketing của tòa nhà kết hợp với khách thuê để tạo thêm thu hút khách tại Tòa nhà